Времена, когда компании просто мечтали избавиться от бумажных документов, остались в прошлом. Сегодня большинство компаний успешно используют СЭД для организации внутреннего документооборота. Однако взаимодействие с внешним миром, как правило, по-прежнему происходит на бумаге. Как перейти на юридически значимый документооборот, обсудили участники организованной CNews Conferences конференции «Рынок СЭД: на пути к ЮЗЭДО».
О том, как внедрить юридически значимый документооборот (ЮЗЭДО) в крупном холдинге рассказал Александр Наливайко, руководитель продукта компании «Логика Бизнеса». Еще недавно большинство представленных на рынке решений обеспечивали работу лишь с ограниченными типами документов. Заказчики сталкивались с тем, что технологии были еще сырыми, а на рынке не было достаточно компетенций для их совершенствования. Серьезные сложности создавало отсутствие регламентов в сфере хранения, обработки и передачи документов.
Сегодня ситуация изменилась. Комплексные решения обеспечивают работу с электронной подписью, интеллектуальную предобработку и хранение юридически значимых документов, взаимодействие с прикладными системами и объединение бумажного и электронного документооборота. В ближайшем будущем рынок ждет максимальный отказ от бумаги, постепенная формализация важных для бизнеса типов документов, появление регламентированных маршрутов обмена документами с контрагентами и контролирующими органами, а также интеллектуальная обработка всей документации и централизация функций ЭДО внутри холдинга.
Архитектура решения на платформе M-Files
Источник: FTS Russia, 2018
Концепция развития системы электронного документооборота M-Files основана на том, что управление информацией должно осуществляться на основании содержания документа, вне зависимости от места его хранения, при помощи искусственного интеллекта. Доступ к системе должен осуществляться с любых устройств, а сама СЭД должна поддерживать все бизнес-процессы компании. Светлин Савов, директор по развитию M-Files в России компании FTS Russia привел несколько примеров использования системы для организации юридически значимого электронного документооборота. По его мнению, основными сложностями на этом пути являются различные форматы и API отдельных операторов, отсутствие между ними реального роуминга, что приводит к дополнительным затратам на интеграцию и передачу данных. Кроме того, многие компании сталкиваются с нежеланием контрагентов переходить на ЭДО.
«Человек меняется. Необходимость работать в нескольких системах для решения простых вопросов начинает раздражать. На смену длинным письмам постепенно приходят короткие сообщения в мессенджерах», – говорит Михаил Богдан, руководитель направления разработки интеллектуальных сервисов компании i-Sys. Он рассказал о разработанном его компанией корпоративном мессенджере с чат-ботом, предназначенном специально для решения простых задач, например, согласования документов, заказа билетов, оформления командировок или отпусков. Благодаря его использованию процесс согласования удалось сократить с 8 до 1 часа.
Михаил Богдан также поделился опытом использования Яндекс.Станции в переговорной комнате компании. Она записывает все ключевые моменты переговоров и уже через час предоставляет их протокол. Кроме того, голосовой помощник может выполнять множество других полезных функций, например, заказывать билеты или бронировать автомобиль.
Данияр Садыков, заместитель директора по электронному правительству Ростелеком рассказал участникам конференции, как может быть организован роуминг в процессе ЮЗЭДО. Первый вариант – это прямая интеграция систем ЭДО друг с другом, без участия сертифицированного программно-аппаратного комплекса. Второй – интеграция систем ЭДО с сертифицированным программно-аппаратным комплексом по единым стандартам. По его мнению, для крупных организаций, работающих с большим количеством контрагентов, которые используют разные системы ЭДО и корпоративные системы, гораздо удобнее подключиться к одному оператору, который качественно реализовал интеграцию с роуминговым центром и выполнил требуемые интеграции с корпоративными системами.
Избежать роуминга в процессе ЮЗЭДО можно используя интеграционную мультипровайдерную шину, говорит Оксана Бекетова, руководитель проектов «Корус консалтинг СНГ». Она позволяет не подключаться к тому же оператору, что и контрагент, и быстро интегрируется с любой информационной системой (SAP, 1С, СЭД, Архив).
Механизм обмена и признания электронных документов на основе доверенной третьей стороны
Источник: Корус Консалтинг СНГ, 2018
Кроме того, в прошлом году компания «Корус консалтинг СНГ» начала развивать трансграничный электронный документооборот. Основная сложность заключается в том, что в каждой стране используется собственная криптография, и проверить чужую электронную подпись на документе не представляется возможным. Как рассказал Артем Андреюк, руководитель международных проектов «Корус консалтинг СНГ», в такой ситуации удобнее всего осуществлять ЮЗЭДО на основе доверенной третьей стороны (ДТС), которая возьмет на себя проверку любой электронной подписи, а затем сообщит о ее результатах участникам процесса. В новой версии 63-ФЗ уже существует понятие ДТС. Правда контролирующие органы РФ пока не принимают документы с иностранной ЭП и квитанцией ДТС о ее проверке, однако такая возможность уже обсуждается с Белоруссией.
Опытом внедрения ЮЗЭДО в девелоперской компании поделился Дмитрий Цыганков, директор по ИТ ГК «А101». Компании приходится взаимодействовать с множеством подрядчиков, договоры с ними зачастую не формализованы и требуют ежемесячного подписания актов приема-сдачи работ. Как итог – компания фактически «утонула» в документах. Для решения этой проблемы в 2016 г. в «А101» было создано единое хранилище документов, в 2017 г. систематизирован внутренний документооборот. После этого в 2018 г. компания решила перейти на ЮЗЭДО.
На сегодняшний день 100% ВГО-договоров и актов проходит через ЮЗЭДО, 40% внешнего ЭДО подписывается ЭЦП. Время подписания договора сократилось с 8 до 1 дня, а входящих актов – с 3 дней до 4 часов. За 2016-2018 гг. объемы строительства увеличились в 3,8 раза без увеличения количества персонала, занимающегося обработкой документов.
Светлана Зыкова, руководитель отдела по сопровождению бухгалтерского учета и документооборота «Северсталь–ЦЭС», поделилась опытом перехода Центра единого сервиса на юридически значимый электронный документооборот. «Северсталь» работает с огромным числом контрагентов по всей стране и вынуждена ежедневно в минимальные сроки создавать и обрабатывать тысячи документов, подтверждающих бизнес-операции. Компания серьезно подошла к выбору технической платформы, четко сформулировала цели: что имеем, что хотим, что получим и что нужно изменить, разработала юридическую базу и провела обучение персонала. Отдельный список мероприятий был посвящен продвижению ЭДО с контрагентами. Светлана Зыкова поделилась конкретным кейсом перехода на ЮЗЭДО с ТД РЖД.
Перевод крупных клиентов на ЭДО с партнерами
Источник: Сбербанк, 2018
В 2013 г. Сбербанк интегрировал ЭДО в интернет-банк, рассказал Денис Ананьев, руководитель проектов дивизиона «Цифровой корпоративный банк» Сбербанка. В результате был создан сервис межкорпоративного ЭДО E-invoicing. Сегодня ЭДО с банком пользуется более 200 тыс. клиентов, а объем документооборота превышает 8 млн документов в год. Экономический эффект от перехода на ЭДО превышает ₽400 млн.в год. Банку удалось сэкономить 300 тыс. человеко-часов в год. Сроки погашения задолженности сократились более чем на 40%. Недавно Сбербанк начал предлагать e-invoicing своим клиентам. Подключиться к нему можно в один клик на Marketplaceбанка. По словам Дениса Ананьева, это позволит крупным компаниям быстро перейти на ЮЗЭДО со своими партнерами.
Алексей Коряков, руководитель проектов X5 Retail Group рассказал о том, как кадровая служба сети магазинов «Пятерочка» переходила на ЮЗЭД. В сети работает более 200 тыс. сотрудников, 95% из которых не имеют дела с компьютером. Объем кадровой документации составляет около 40 тыс. листов в день. Проблема заключается в том, что в трудовом законодательстве использование электронной подписи предусмотрено только при дистанционной работе. В результате детальной проработки законодательной базы в «Пятерочке» пришли к выводу, что в электронную форму точно нельзя перевести трудовую книжку, трудовой или ученический договор, а также договор о материальной ответственности. Все остальные кадровые документы в компании на сегодняшний день подписываются электронной подписью и хранятся в электронном архиве.
Опытом внедрения ЮЗЭДО поделилась Мария Сушкова, руководитель проекта ЭДО Nestle. В результате внедрения RPA в компании удалось реализовать процессы автоиндексинга– регистрации документа в системе SAP,загрузки pdf-изображения и внесения ключевой информации о комплекте и автопостинга –создания бухгалтерской проводки в системе SAP. Это позволило добиться повышения эффективности процесса ЭДО почти на 30%.
Документооборот в лизинговой компании имеет свою специфику, рассказал Владимир Дудницкий, руководитель отдела цифровых технологий Национальной лизинговой компании. До заключения договора требуется верификация лизингополучателя, при том что поставщик оборудования и лизингополучатель более чем в половине случаев находятся в разных городах. Договор купли-продажи подписывается с 3-х сторон (лизинговая компания - поставщик - лизингополучатель), а в пакете документов каждой сделки заключаются договоры поручительства с поручителями (физическими лицами). Владимир Дудницкий рассказал, как происходил выбор оператора ЭДО и реализовывался проект перехода на ЮЗЭДО в компании. На сегодняшний день реализована возможность заключение электронного ДКПи подписание Акта. В ближайшей перспективе получение согласий на обработку персональных данных через ЭДО, 100% переход на заключение договоров и отправку счетов-фактур через ЭДО и полная интеграция с 1С.
Опытом модернизации СЭД в компании QIWI с помощью «1С:Документооборот» поделился Валентин Черепащук, руководитель департамента автоматизации и роботизации QIWI. В результате компании удалось добиться интеграции ЭДО как с системами 1С, так и со сторонними. Большая часть документов была переведена в электронный вид. Первичные документы, которые не перешли на ЮЗДО, не выходят на бумаге за пределы бэк-офиса. В QIWI внедрен ЮЗЭДО, оптимизирована поддержка СЭД, появились дополнительные возможности для развития.
О том, как организовать юридически значимый электронный документооборот в компании, рассказал CNews Светлин Савов, директор по развитию M-Files в России FTS Russia.
CNews: Какие проблемы возникают при переходе на ЮЗЭДО?
Светлин Савов: В своих проектах по интеграции внутреннего и внешнего документооборота мы видим, как наши заказчики сталкиваются с тремя основными проблемами. Из-за боязни дополнительных расходов и недоверия к небумажным документам многие контрагенты не желают переходить на ЮЗЭДО. В связи с этим компании приходится их активно убеждать, стимулировать, например, скидками или дополнительными услугами, и даже принуждать, если позиция компании это позволяет.
О различных подходах к обработке документов в компаниях и месте СЭД в этом процессе рассказал CNews Алексей Микрюков, бизнес-аналитик компании Directum.
CNews: Какие существуют подходы к обработке бумажного и электронного потока документов?
Алексей Микрюков: Сегодня крупный бизнес стремится к организации безбумажного документооборота с обеспечением юридической значимости электронных документов. Компании начинают этот путь с оцифровки бумажных документов внутри организации. Это первый подход, который подразумевает, что обработка электронных и бумажных потоков документов ведется параллельно по схожим принципам.
О том, какие сложности возникают при внедрении ЮЗ ЭДО, и каким он должен быть рассказал CNews Валентин Солодилин, бизнес-архитектор «Логика Бизнеса».
CNews: Какие проблемы чаще всего возникают при внедрении ЮЗЭДО в крупных компаниях?
Валентин Солодилин: В современном бизнесе скорость развития напрямую коррелирует с масштабами компании. К сожалению, эта корреляция имеет обратный характер: чем крупнее бизнес, тем медленнее он развивается, в том числе с точки зрения ИТ. И часто это не зависит ни от бюджетов на проекты, ни от количества участников-тяговой силы на проекте.
