Цифровизация и управление персоналом

Human Resource Management (System) или HRM (HRMS) — это системы для автоматизации управления человеческими ресурсами, функций отдела кадров и связанной с кадрами бухгалтерии и информационного обеспечения сотрудников. Такие системы можно разделить на две группы. HRM-системы для учетных функций выполняют функцию картотек сотрудников и похожи на корпоративные социальные сети. HRM-системы уровня Enterprise выполняют юридически значимые финансовые расчеты (зарплата, больничный, отпуск, командировка и т.д.) и способны работать под высокой нагрузкой.

Также в сфере управления персоналом широко используются системы кадрового электронного документооборота (КЭДО), автоматизирующие процессы создания, хранения, обмена, обработки документов, связанных с трудоустройством, увольнением, отпусками, больничными и другими кадровыми вопросами. Юрий Хомутский, директор ИТ-маркетплейса Market.CNews, модератор конференции, поделился с участниками конференции рейтингом HRM-систем и рейтингом КЭДО, которые в 2024 г. подготовил Market.CNews. По его словам, развитие рынка подталкивают законодательные инициативы. Растет спрос на HRM и КЭДО для автоматизации кадровой рутины. При этом, как отметил Юрий Хомутский, КЭДО и HRM-задачи очень хорошо раскладываются на процессы и согласуются с концепцией BPM. А это упрощает автоматизацию, использование low-code и роботизации даже если не внутри самой HRM-системы, то с помощью отдельных решений поверх нее.

Какие продукты представлены на рынке

«На планирование затрат на персонал уходит много сил. Особенно, если нет автоматизации», — начал свое выступление Сергей Пульников, руководитель отдела консалтинга UCMS Group Russia. Он предложил использовать функционал бюджетирования в «1С:ЗУП» для того, чтобы учитывать затраты на каждого сотрудника.

Варианты возможных алгоритмов расчета статьи затрат

Компания UCMS Group Russia разработала специальный модуль «Бюджетирование» для «1С:ЗУП». С его помощью можно настраивать алгоритмы расчета численности, годового вознаграждения, премирования, материальной помощи, резервов отпусков и при этом учитывать все необходимые параметры, даже если они нестандартные. Например, сложную структуру компании, любые графики и форматы работы и т.д. В ПО реализована возможность гибко настраивать аналитику по статьям бюджета, организации или сотруднику, учитывая конкретный период и изменения, а также настраивать связь видов расчёта со статьями бюджета для сопоставления фактических затрат.

Timetta — это российское коробочное решения для управления проектами. Александр Спиридонов, директор по консалтингу Timetta, рассказал об одном из его модулей — Timetta Timesheets, позволяющем вести учет рабочего времени через таймшиты, заявки на отсутствие. «Обычно для учета рабочего времени используются системы мониторинга работы за компьютером, системы контроля доступа. Однако они не дают сведений о распределении трудозатрат по проектам, услугам, клиентам и активностям», — говорит Александр Спиридонов. Он предлагает получать такие сведения от самого сотрудника через Timesheets.

Что такое таймшит

Например, в компании Axenix Timetta стала полноценной заменой MS Project в части планирования проектов и работой с диаграммой Ганта. Сотрудники заполняют таймшиты, в результате чего у компании появляются сведения об их фактической занятости в проектах, трудозатратах в разрезе проектов и этапов, фактической себестоимости труда по проектам и занятости каждого сотрудника.

В GMCS с помощью Timetta осуществляется резервирование сотрудников под конкретные проекты. В ЦКР данные из Timetta объединяются с данными из транзакционных систем, что дает возможность проанализировать время, затраченное сотрудниками, в разрезе клиентов и услуг и количество транзакционных операций.

Александр Григорян, соучредитель Digital-интегратора «Улей», привел список показателей, на которые может повлиять внедрение HRM-системы. Это время, затрачиваемое на поиск информации, расходы на адаптацию сотрудника, производительность труда, возможность и качество обучения, а значит повышение продуктивности, расходы на содержание офиса.

Корпоративный университет

Он посоветовал, как рассчитать эффективность автоматизации этих процессов и каким образом выстроить презентацию для руководства, чтобы убедить его в необходимости проекта.

При найме разработчиков очень важно быстро оценить квалификацию и сделать предложение — в противном случае необходимый специалист может оказаться в другой компании. Как правило, собеседования с ними проводит Team Lead, а это серьезная нагрузка, отнимающая много времени, говорит Александр Сельдемиров, CEO ITQuick.

Какие стэки проверяет Jumse

Он предложил использовать для тестирования технических навыков соискателей платформу Jumse. На ней содержится набор скрининг-тестов, сформированный на основе базы знаний senior-разработчиков и реализации более 2000 кейсов. Решение состоит из трех модулей: Precheck, Screening и Assessment. Первый позволяет быстро отсеять анкеты слабых кандидатов, второй — эквивалентен 4-часому интервью с экспертом, а третий дает возможность провести глубинную техническую диагностику и составить карту знаний и точек роста. Также ITQuick предлагает конфигуратор вакансий для рекрутеров.

Повысить эффективность подбора линейного персонала может система автоматического прозвона кандидатов. В качестве примера Дарья Зарубина, директор по развитию бизнеса сервиса «Скорозвон», рассказала, как работает сервис «СберПодбор» — CRM для подбора персонала и обработки резюме, после интеграции с сервисом «Скорозвон».

«СберПодбор» как и многие CRM системы не имеет собственной телефонии. Раньше коммуникация с кандидатами происходила через сторонние сервисы либо мобильную связь. Всю информацию после общения необходимо было вносить в CRM вручную, что приводило к ошибкам и потерям времени рекрутеров. После интеграции в CRM виджета «Скорозвон» через API появилась возможность в одном окне работать с карточками кандидатов, автоматизировать исходящие звонки, вести запись диалогов, использовать сценарии, видеть информацию о прошлых взаимодействиях.

Облачное решение «Скорозвон»

Благодаря этому количество дозвонов и разговоров с кандидатами в течение дня увеличилось в 3 раза. Удалось обеспечить обработку лидов в течение 15 мин по запросам, которые приходят с откликов. Стоимость привлечения кандидата уменьшилась в 2 раза.

Как удержать сотрудников

Надия Имаметдинова, HR-директор Совкомбанка, напомнила, что сегодня мало нанять сотрудника — надо еще его удержать и мотивировать. Особенно, если он работает удаленно. Она рассказала, какие корпоративные программы предлагает Совкомбанк.

Развитию корпоративной культуры способствует цифровизация HR. Например, в Совкомбанке используют генеративный ИИ и ИИ-приложения Jay Copilot, доступ к ним можно получить через чат-бот «Сова» на портале. В корпоративном университете руководителей обучают работе с ИИ, проводятся углубленные курсы по промт- инжинирингу. На корпоративном портале опубликован обучающий online-курс по ИИ. Кроме того, в банке запустили конкурс ИТ-стартапов «Лига достижений».

Тему создания корпоративной культуры продолжила Екатерина Валиулова, директор по организационному развитию компании «Доставка Морем». По ее мнению, она создается не HR-департаментом, а руководством. Екатерина Валиулова пришла в компанию три года назад, провела интервью с акционерами «Доставки Морем» и составила список ценностей компании. Теперь на основании этого списка составляются вопросы для интервью с соискателями. Также им всегда рассказывают о корпоративных ценностях. Кроме того, вне зависимости от принятого решения, HR-менеджер связывается с кандидатом.

Екатерина Валиулова рассказала, как цифровые технологии помогают погрузить сотрудника в ценности компании. Для этого в «Доставке Морем» создан корпоративный портал, автоматизированы программа адаптации и учебные курсы для формирования новых Hard и Soft Skills. В планах на будущее — интеграция данных по сотрудникам из внутренних систем учета, внедрение Online performance management (личный трек каждого сотрудника в компании): целеполагание и отслеживание результатов, карьерные, профессиональные, личные достижения, развитие средств внутренней коммуникации и HR-аналитики на основе данных в формате удобных отчетов.

Евгений Голубцов, директор по персоналу и цифровизации «Ремит», поделился опытом борьбы с текучкой персонала. Изучив ситуацию, в компании разработали HR-стратегию и решили оцифровать ее с помощью модуля «Персонал» 1С:ERP. В него были включены функции рекрутинга, обучения и развития, посещаемости, вознаграждений, аутсорсинга, увольнения, оценки, компенсаций и льгот, аналитики.

На разработку модуля потребовалось 7 мес. Для производственного персонала было создано мобильное приложение. Усилия не пропали даром — текучка кадров в компании уже сократилась на 17%.

Руслан Ремизов, руководитель направления аналитики и автоматизации департамента управления персоналом «Цемрос», рассказал, что 2/3 его сотрудников не имеют доступа в корпоративную HR-систему. Уровень цифровизации компании в целом невысокий. И она, как и другие российские организации, сталкивается с кадровыми проблемами. «Цемрос» решил научиться предсказывать увольнение ключевых специалистов. Как правило, это происходит по трем причинам: смена работы, выход на пенсию, переход на более высокую должность внутри компании.

Общий BI

Внедрили BI, проанализировали риски для ключевых должностей и оценили возможность замены того или иного сотрудника. Теперь на основании этих данных в компании предсказывают, сколько молодых специалистов надо начинать готовить прямо сейчас.

В розничной торговле остро не хватает линейного персонала. Для решения этой проблемы в торговой сети «Европа» решили создать сервис, который помогает сотрудникам найти подработку внутри компании, рассказала Елена Кондратьева, руководитель направления организационного развития и автоматизации HR-функций торговой сети «Европа».

Для начала сделали чат-бот в Telegram. Бот показывает, в каком из магазинов есть возможность подработки. Также сотрудники могут самостоятельно разместить там свое объявление, например, свободен в субботу. На первом этапе бот запустили в 12 магазинах Курска. Добавили возможность взять подработку для владельцев карты лояльности. Использование чат-бота позволит организации автоматизировать решение многих задач, связанных с кадровыми ресурсами (найм, адаптация и профессиональное развитие). Бот может собирать статистику, которая позволит проанализировать эффективность работы и определить направления для совершенствования, уверена Елена Кондратьева. В ближайшем будущем чат-бот будет интегрирован с системой учета рабочего времени Verme. По рабочему графику сотрудников бот каждый раз должен будет проверять, нужно ли отправлять коммуникацию конкретному человеку — находится ли он на рабочем месте или у него выходной, больничный, отпуск.

Зачем компании цифровизация HR

В «Зетта Страхование» главной целью внедрения КЭДО было повышение эффективности бизнес-процессов — систему решили включить в единую экосистему, объединяющую процесс работы с персоналом от момента подбора до увольнения. Анна Тарасова, заместитель генерального директора по управлению персоналом и административным ресурсам «Зетта Страхование», поделилась опытом использования электронного кадрового документооборота.

Она предупредила участников конференции, что после внедрения КЭДО им вряд ли удастся сократить число сотрудников кадровой службы. Однако решение обеспечивает экономию на масштабировании, то есть при расширении бизнеса не придется нанимать новых кадровиков. Серьезным аргументом в пользу автоматизации кадрового документооборота она считает то, что на фоне дефицита кадров важно предлагать соискателям комфортные условия работы, в том числе и в области кадрового учета. Кроме того, КЭДО дает возможность вести электронные трудовые книжки. И, самое главное, внедрение КЭДО — это возможность описать и пересмотреть бизнес-процессы и регламенты, уверена Анна Тарасова.

В современном мире цифровизация стала неотъемлемой частью многих сфер бизнеса, включая HR. Эффективность вложений в цифровизацию HR может быть неоспоримой, но важно правильно обосновать ее для принятия решения о внедрении новых технологий, говорит Дмитрий Андрианов, руководитель портфеля проектов «Ингосстрах». Он рассказал, как правильно обосновать необходимость инвестиций, определить ключевые показатели эффективности и выбрать подходящие решения. А также убедить бизнес, что цифровизация HR — это выгодная инвестиция, которая приносит множество преимуществ.