Агентство маркетинговых коммуникаций
CNews Conferences поможет организовать мероприятия, которые получат максимальный резонанс в бизнес-среде и привлекут к Вам новых партнеров и клиентов.

Как выглядит настоящий цифровой офис

О переходе на новые форматы работы говорилось уже давно, однако реальностью они стали только благодаря пандемии. Что такое цифровой офис и готовы ли сотрудники работать в нем, говорили участники организованной CNews Conferences онлайн-конференции «Цифровой офис будущего».

страницы:

Из офиса домой

Опыт перехода на удаленную работу показал, что 70% людей готовы и дальше работать из дома. Отношение бизнеса к фрилансу сильно изменилось — около 67% компаний готово привлекать к работе независимых специалистов, из них для 40% речь идет не только о проектной работе, но и об участии в решении операционных задач. По мнению Андрея Сулимко, руководителя направления по работе с партнерами и талантами платформы «Профессионалы 4.0» компании «Газпром нефть», бизнесу необходим доступ к базе талантов для того, чтобы быстро формировать команды.

Решить эту задачу поможет платформа «Профессионалы 4.0», на которой уже зарегистрированы 35 крупных компаний с более чем 400 проектами и более 14 000 специалистов в области экономики и финансов, управления проектами, ИТ, управления и стратегического консалтинга, управления персоналом, маркетинга, аналитики и исследований, юриспруденции, производства. Андрей Сулимко рассказал об опыте реализации проектов с использованием платформы.

Эффективность платформы «Профессионалы 4.0»


Источник: Газпром нефть, 2020

Оценка полученных результатов показала, что компаниям, привлекающим удаленных специалистов, они обходятся в среднем на 38% дешевле, чем если бы проекты реализовывались штатными сотрудниками. А сама платформа помогает на 23% быстрее собрать необходимую команду, чем если бы ее формирование было завязано исключительно на внутренние ресурсы.

Технологии цифрового офиса

Дмитрий Ермоленко, директор департамента КСА, поделился опытом организации документооборота в условиях удаленной работы. Решение многих вопросов затягивается потому, что для подписания документов сотрудникам надо приезжать в офис. В тоже время, компании очень редко применяют для внутреннего обмена документами простую электронную подпись (ПЭП). Ключом простой электронной подписи является пароль от учетной записи пользователя в информационной системе. То есть для ее использования не надо внедрять специализированное ПО или проводить обучение персонала.

По словам Дмитрия Ермоленко, ПЭП можно использовать для подписания служебных записок, распоряжений, приказов, протоколов и т.д. В результате создается pdf-файл со штампом простой электронной подписи. Подобным образом может быть организован документооборот и между компаниями, входящими в холдинг. Но для внешнего документооборота необходимо использовать усиленную электронную подпись, отметил Дмитрий Ермоленко.

Бизнес-процесс обработки внутренних документов с простой электронной подписью


Источник: КСА, 2020

В результате внедрения такого решения в компании КСА 500 внутренних документов в месяц обрабатываются в цифровой форме, экономия составляет 200-300 тыс. рублей в месяц. Пользователи быстро освоили технологию, и число обращений в службу поддержки минимально.

Продолжил тему организации документооборота Денис Котовский, руководитель отдела продаж сервиса электронного документооборота EasyDocs. В фокусе его выступления — кадровый документооборот, который очень неудобен и отнимает много времени, особенно в условиях удаленной работы. Однако возможность цифровизации этого процесса существует. Для этого есть вся необходимая нормативная база. В том числе и для использования облачного сертификата юридически значимой усиленной квалифицированной электронной подписи. Более того, по инициативе Минтруда запущен эксперимент по использованию электронных документов в кадровом делопроизводстве. В нем уже принимают участие 124 крупнейшие компании.

Стоимость кадрового документа


Источник: EasyDocs, 2020

Денис Котовский призвал участников конференции пользоваться сервисом электронного документооборота EasyDocs. В его состав входит личный кабинет сотрудника, облачная квалифицированная электронная подпись, шаблоны кадровых документов, возможность удаленной идентификации пользователей и маршрутизации документов. Сервис легко интегрируется с системами кадрового учета.

«События последних нескольких лет кардинально изменили условия, в которых работают абсолютно все организации, — говорит Евгений Сандомирский, директор по развитию бизнеса EPAM. — На первое место вышли такие свойства, как устойчивость, гибкость и мобильность. При этом, главным активом стали люди, а главным ресурсом – информация». Он рассказал о том, как компании удалось создать настоящий цифровой офис. По его мнению, для этого важно дать сотрудникам возможность эффективно взаимодействовать с инфраструктурой, обеспечить доступность информации и упростить взаимодействие.

Цифровое рабочее пространство


Источник: EPAM, 2020

В EPAM разработали и внедрили платформу Digital Workplace, которая дает единый цифровой доступ ко всем необходимым сотруднику инструментам, процессам, данным. Комбинируя функциональность в зависимости от роли, платформа помогает принимать решения, обмениваться информацией, выполнять нужные действия, предоставлять рекомендации и легко перемещаться между инструментами и системами. Она располагается поверх существующих учетных систем, инфраструктуры и унаследованных баз данных, обеспечивая единую, состоящую из модулей глобальную платформу успеха.

Евгений Сандомирский рассказал об использовании платформы не только в EPAM, но и в других компаниях. Опыт показал, что сразу после ее внедрения сотрудники начали тратить существенно меньше времени на переключение с одной задачи на другую и рутинные операции, поиск экспертизы и информации. Это привело к повышению производительности распределенных команд и снижению времени адаптации новых сотрудников. В списке стратегических преимуществ рост вовлеченности сотрудников на всем их жизненном пути в организации, улучшение кросс-функционального взаимодействия и взаимного обучения, повышение качества принятия организационных решений на основе данных, гибкость и устойчивость организации к изменениям.

Анна Зуева, директор компании «Делайт 2000», считает, что цифровой офис — это офис, который легко трансформируется благодаря современным технологиям коммуникации. 80% идей возникает в процессе живого общения сотрудников между собой. Поэтому в условиях удаленного взаимодействия очень важно иметь перед собой всю информацию, не теряя визуального контакта с коллегами, делиться данными мобильных устройств со всеми, включая удаленных абонентов, и не терять время в ожидании ИТ-специалиста, который придет и настроит оборудование.

Она рассказала об отечественной конференц-платформе Confera. В ней объединены все современные технологии коммуникаций. Управление комплексом осуществляется с помощью сенсорных кнопок по принципу «Включил ─ Работает». Confera представляет собой модульное решение, которое можно внедрить за 2 рабочих дня и быстро демонтировать при переезде. При этом его стоимость примерно в 2 раза ниже, чем аналогичных индивидуально спроектированных AV-систем.

Практический опыт

Опытом перевода сотрудников на удаленную работу поделился Сергей Калегин, ИТ-директор службы доставки Boxberry. Департамент ИТ уже как минимум 2 года работает в таком режиме, привлекая к работе ИТ-специалистов из всех регионов России и из стран СНГ. Все сервера компании переведены в облака.

В марте-апреле этого года сотрудникам, уходящим на удаленную работу, выдавались предварительно настроенные компьютеры. Основная проблема возникла при переводе на удаленку 220 сотрудников колл-центра, но и ее удалось решить. Важным этапом стал контроль и мониторинг работы ИТ-инфраструктуры и выполнения заявок.

«Когда появилась возможность вернуться обратно в офис, 70% сотрудников сказали, что предпочли бы остаться дома», — говорит Сергей Калегин. При этом он отметил, что эффективность работы большинства специалистов повысилась. На сегодняшний день на работу в офис постоянно приходит около 30% сотрудников. Однако отказываться от офисных площадей компания пока не намерена — она пошла по пути их переоборудования и создания более комфортных условий.

Мария Войтик, руководитель проекта «Удаленный офис» Х5 Retail Group, отметила, что сейчас на рабочие места выходят представители поколения Z, для которых главными ценностями являются возможность жить настоящим, быстро получать доступ к информации и вознаграждение за свою работу, а также учиться прямо на рабочем месте. В условиях нехватки технологических кадров становятся все более актуальными гибкие методы работы с персоналом. Пандемия COVID-19 ускорила полномасштабный переход на удаленную работу. В Х5 Retail Group это было сделано за 3 недели: организована замена стационарных ПК на ноутбуки, развернуты технологии безопасного доступа в корпоративную сеть.

Отношение к работе различных поколений


Источник: Х5 Retail Group, 2020

В июле-августе компания провела эксперимент, предоставив работникам офиса самим выбирать, сколько дней им удобнее проводить в офисе, а сколько работать из дома. В результате выяснилось, что такой режим положительно сказывается на производительности труда. Однако для его масштабного внедрения потребуется расширить потребление ИТ-инструментов совместной работы (Microsoft Teams, MIRO, Trello, Zoom) и заняться трансформацией офисных пространств.

Сейчас в компании реализуется еще один проект — X5 Home Office. Его цель — создать единую коммуникационную среду и новые инструменты взаимодействия с сотрудниками при работе в гибридном формате. Для этого надо изменить офисное пространство, увеличив площади для коммуникаций, внедрить ИТ-инструменты для удаленной работы, сервисы бронирования рабочих мест и переговорных комнат, обучить сотрудников, выстроить кампанию по управлению изменениями, внедрить необходимые кадровые документы и наладить электронный кадровый документооборот.

Лилия Мирзина, административный менеджер по стране Coca-Cola HBC Россия, тоже поделилась опытом перевода офисных сотрудников на удаленную работу. Для компании такой режим не был новинкой. Еще в 2018 году в некоторых подразделениях Coca-Cola HBC Россия появилась возможность выбрать и зафиксировать время начала рабочего дня с 8 до 10 утра, а также работать из дома. В 2019 году проект распространили на всю страну с уже более гибкими условиями: приходить можно в любое время с 8 до 10, время начала рабочего дня может меняться день ото дня. Работать можно не только из дома, но и из других мест вне офиса. Результаты были положительные.

Коворкинг в Coca-Cola HBC Россия


Источник: Coca-Cola HBC Россия, 2020

В этом году компания провела опрос сотрудников и выяснила, что большинство из них хотело бы расширить возможности удаленной работы и работать из дома от 2 до 5 дней в неделю. Поэтому в Coca-Cola HBC Россия решили протестировать формат коворкинга. В офисе компании появится существенно больше места для совместной работы, а рабочие места надо будет бронировать заранее.

Сергей Поляков: Внутри компании можно подписывать документы простой электронной подписью

Бумажный документооборот становится все более неудобным, особенно в условиях удаленной работы. Как наладить обмен документами внутри компании, рассказал Сергей Поляков, генеральный директор компании КСА.

CNews: Какие проблемы возникают у компаний в связи с массовым переходом на удаленную работу?

Сергей Поляков: Из-за перевода сотрудников на удаленный режим работы прежними процессами документооборота невозможно пользоваться. Подписание бумажных документов стало проблемой. Сотрудникам приходится ехать в офис, офис может быть закрыт, накапливаются груды необработанной бумажной корреспонденции. Вопросы, обозначенные в этих документах, затягиваются и не решаются.

Читать далее


страницы: