Сергей Поляков: Внутри компании можно подписывать документы простой электронной подписью

Бумажный документооборот становится все более неудобным, особенно в условиях удаленной работы. Как наладить обмен документами внутри компании, рассказал Сергей Поляков, генеральный директор компании КСА.

CNews: Какие проблемы возникают у компаний в связи с массовым переходом на удаленную работу?

Сергей Поляков: Из-за перевода сотрудников на удаленный режим работы прежними процессами документооборота невозможно пользоваться. Подписание бумажных документов стало проблемой. Сотрудникам приходится ехать в офис, офис может быть закрыт, накапливаются груды необработанной бумажной корреспонденции. Вопросы, обозначенные в этих документах, затягиваются и не решаются.

Существует и другой вариант: в организации используется система электронного документооборота (СЭД). А бумажные документы печатаются и подписываются постфактум, позже, когда-нибудь. В компании нет положения об использовании электронной подписи (ЭП), нет приказа о введении в действие этого положения.

Возникают риски конфликта между сотрудником и работодателем по поводу распоряжений, отраженных в СЭД. Сотрудник сможет прибегнуть к аргументам: не знал, не был оповещен, письмо не загрузилось и так далее. В случае разбирательства суд встанет на сторону сотрудника, так как в компании нет нормативных документов, устанавливающих правила внутреннего цифрового документооборота.

CNews: Чем простая электронная подпись отличается от усиленной? Когда ее можно применять?

Сергей Поляков: Понятие простой ЭП закреплено в 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Ключом простой ЭП является пароль от учетной записи пользователя в информационной системе. В отличие от усиленной электронной подписи, простая ЭП не требует большого объема подготовительных действий: установки специализированного программного обеспечения, выпуска сертификатов.

Важный момент: в компании должно быть разработано и утверждено положение о применении простой ЭП. В положении должен быть определен порядок применения ЭП, права и обязанности пользователей, должно быть указано, что документы, подписанные простой ЭП, равноценны документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью пользователей.

CNews: Как выглядит документооборот, если его участники используют простую электронную подпись?

Сергей Поляков: Простая ЭП может быть применена для подписания таких внутренних документов, как служебные записки, распоряжения, приказы и проекты приказов, протоколы. В СЭД создаются задачи на подписание электронных карточек документов или файлов. Пользователь нажимает на кнопку, и в системе запоминается результат подписания: информация об объекте, о сотруднике-подписанте, дате и времени подписания. После этого автоматически создается pdf-файл, в котором визуализирована подпись в виде штампа. Подписание внутреннего документа может быть частью сложного бизнес-процесса, состоящего из таких этапов, как подписание, ознакомление, рассмотрение, исполнение и т.д.