Цифровые HR-сервисы

Светлана Куршева, директор по проектам цифровизации VK HR Tech, рассказала о решениях, которые предлагает компания кадровым службам. Это корпоративный портал VK People Hub Social для управления проектами и базой знаний, информирования и вовлечения сотрудников. VK HR Tek — МФЦ для сотрудника, с помощью которого можно заказать пропуск, расчетный лист, подать заявку на отпуск, командировку, заказать справку, подписать всех кадровые документы с применением ЭЦП. VK People Hub Talent — интегрированная платформа, на которой содержатся профили подразделений и кадровый резерв, проводятся оценка и адаптация персонала, реализуются мероприятия по его развитию и мотивации.

Кроме того, VK предлагает полный пакет решений для организации совместной работы. Это VK Work Space — почта, календарь, мессенджер, звонки, задачи и облачное хранилище на одной платформе. VK Teams — корпоративный мессенджер, аудио- и видеозвонки, управление задачами и работа с документами, интеграционная платформа и чат-боты. Диалоговая платформа на базе ИИ VK Assistant для поиска информации во внутренних сервисах компании, автоматизации повседневных задач. Также существует корпоративный цифровой университет Lerna — единая точка доступа сотрудников к курсам провайдеров обучения по востребованным цифровым специальностям и навыкам.

«Трансформированная» HR функция

Светлана Куршева подчеркнула необходимость не просто автоматизации, а цифровой трансформации HR-функции.

Наталия Зунина, руководитель направления HR-консалтинга «БОСС. Кадровые системы», рассказала об актуальных вызовах современного рынка труда и перечислила тренды в области автоматизации HR. Это оцифровка рекрутинга, развитие дистанционных сервисов, таких как порталы самообслуживания, автоматизация подготовки типовых документов, оцифровка управления талантами. Очень востребованы также роботизация HR-процессов, управление персоналом на основе больших данных, HR-аналитика.

Актуальные вызовы рынка труда

Наталья Зунина уверена, что пришло время уходить от фрагментарной автоматизации в сторону единой технологической платформы, интегрированной с внешними и корпоративными системами. Она рассказала о системе управления персоналом «БОСС», которая обеспечивает информационную поддержку решения ключевых задач управления человеческим капиталом организаций, предоставляя цифровое рабочее пространство современного уровня всем категориям сотрудников. Она позволяет крупнейшим предприятиям и холдингам РФ заменить западные решения, такие как SAP HCM + SAP Success Factors, Oracle HCM + Oracle Taleo, без потери функциональности и производительности.

Появившаяся в 2021 г. реальная возможность перехода на КЭДО создала новую нишу на рынке ИТ, говорит Александр Сафиулин, директор практики ИТ компании Bellerage. Он рассказал о сервисе «1С: Кабинет сотрудника». С его помощью можно ознакомиться с расчетным листом, подписать кадровые документы, создать и согласовать заявление на отпуск, запросить в кадровой службе необходимые справки, уведомить об изменении персональных данных, узнать контакты коллег.

Пример внедрения «Кабинета сотрудника» в холдинге из 23 юрлиц

Решение хорошо работает с другими решениями 1С. Существует облачная версия. Для крупных компаний с высокими требованиями к безопасности можно организовать доступ к сервису только из локальной сети предприятия, отключить мобильный доступ, произвести интеграцию с Госключом.

Современные бизнес-процессы могут быть только цифровыми, уверен Денис Селезнев, генеральный директор компании «Первая Форма». Процессы управления персоналом имеют решающее значение, поскольку приоритеты и сама функция становятся более сложными. Без эффективного управления процессами HR не сможет быстро принимать решения и внедрять инновации.

Идеальное цифровое рабочее место

Он отметил, что кандидаты на вакансии становятся все капризнее, многие из них хотят работать удаленно. А значит, компаниям просто необходим КЭДО. Денис Селезнев предложил использовать типовое автоматизированное рабочее место ТАРМ. На главном экране создается дашборд, на котором собрана самая востребованная сотрудником информация. При этом дашборды сотрудников из разных отделов будут отличаться по наполнению. Например, менеджеры по продажам увидят на экране циклы продаж, разработчики — динамику спринта, HR-специалисты — расписание интервью с кандидатами. Все процессы легко настраиваются с помощью low-code.

Практический опыт

Степан Лысенко, руководитель блока организационного развития и управления персоналом, «Страховой Дом ВСК», поделился кейсом внедрения КЭДО в страховой компании. Множество ее сотрудников работают удаленно, поэтому задача была очень актуальной. Проект был реализован в три этапа и занял чуть более года. На первом этапе были запущены самые востребованные процессы: подписание трудового договора, прием на работу, представление отпуска, оформление командировки, соглашение об обучении и т.д. На втором и третьем этапе список процессов значительно расширился.

За первый год использования экономия от внедрения КЭДО составила 8,8 млн руб. Уже подписано более 100 тыс. документов, среднее время подписания 5 мин. На КЭДО уже переведено 6880 сотрудников — это 94% от всего кадрового состава.

До самого последнего времени в «Ингосстрахе» использовалось несколько кадровых систем. Однако для того, чтобы в дальнейшем быть более гибкими и нарастить внутренние компетенции, компания начала разрабатывать решения самостоятельно, рассказал Юрий Евдолюк, начальник отдела организационного развития «Ингосстраха».

Разработка началась в 2021 г., а первый релиз был готов в 2023 г. На сегодняшний день запуск решения уже привел к сокращению трудозатрат HR на консультацию сотрудников на 70%, согласование заявок на 80%, актуализацию штатного расписания на 100%. Также летом 2023 г. в компании было проведено исследование «болей» сотрудников. По итогам формализовались ряд направлений, затрагивающих различные группы необходимых изменений, большую часть из которых планируется решать как раз с использованием Личного кабинета. На 2024 г. запланировано выстраивание процедуры приоритезации идей и постановка краткосрочных целей на разработку, оценка обратной связи от работы новой платформы, внедрение новых сервисов и HR продуктов с использованием инструментов Agile.

«Для нас цифровизация — это интеграция цифровых технологий и сервисов в жизнь сотрудников, создание единого пространства их взаимодействия вне времени и дистанции», — говорит Виктория Шуваева, руководитель проектного отдела дирекции по персоналу РУСАЛ. Движению к цифровизации способствует рост объемов данных, появление сквозных HR-процессов и единой HR-архитектуры.

В РУСАЛ начали с оцифровки, затем перешли к автоматизации бизнес-процессов с минимизацией участия в них человека, внедрили технологии ускорения процессов и помощи человеку, такие как роботизация, AR и VR, машинное обучение и ИИ. Настала очередь накопления, систематизации, автоматизации обработки и анализа данных. «Мы занимаемся не просто автоматизацией, но и реинжинирингом бизнес-процессов», — говорит Виктория Шуваева. На сегодняшний день в компании созданы личные кабинеты сотрудника, руководителя и HR-менеджера. В них представлены всевозможные цифровые сервисы, в том числе аналитические дашборды.

Татьяна Конева, директор по персоналу Hoff, поделилась опытом построения HR Tech в условиях ограниченных ресурсов. Главной проблемой Hoff было огромное количество различных HR-систем, во многие из которых вынуждены были заходить и сотрудники. В результате внедрения единого решения удалось создать целый ряд цифровых сервисов: заказ документов, оформление отгула и отпуска, материальной помощи. Также автоматизированы кадровые процессы и процесс обучения.

В 2023 г. Hoff перешел на электронные трудовые книжки. На портале появился чат-бот, который помогает организовать самые популярные процессы.

Все сотрудники «ПСБ Лизинг» подключены к КЭДО. Ольга Ямникова, руководитель группы по кадровому администрированию «ПСБ Лизинг», рассказала, как этого удалось добиться. Сначала в КЭДО обязали зарегистрироваться всех руководителей подразделений, потому что они являются согласующими тех или иных кадровых вопросов, документов, связанных

с их подчиненными. Руководители подразделений транслировали своим сотрудникам необходимость подключения к КЭДО.

Потом сделали массовую рассылку с презентацией продукта: оповестили, что появился новый удобный функционал, и теперь не нужно ходить в управление по работе с персоналом по каждому вопросу. Презентовали продукт, дали ссылки на все инструкции, как зарегистрироваться и оформлять запросы в КЭДО. Сейчас проходит обучение для работников по функционалу личного кабинета КЭДО.

Кроме несомненных плюсов, КЭДО имеет и минусы, говорит Ольга Ямникова. Во-первых, работники могут намеренно или неосознанно саботировать процесс цифровизации КДО. Во-вторых, придется организовать работников в части своевременного подписания документов, «исторические даты» станут недопустимы. В-третьих, КЭДО — это дополнительный расход для компании на сопровождение системы и выпуск ЭЦП.

В 2021 г. в Росбанке решили внедрить сервисы удаленной работы и КЭДО — около 2000 его сотрудников работают удаленно, рассказала Анна Хохлова, директор по проекту департамента HR бизнес-партнерства, проектов и подбора Росбанка. Был проведен тендер и определен финалист. В 2022 г. началось импортозамещение, и проект КЭДО был приостановлен. В банке решили создать КЭДО на инфраструктуре банка, без приобретения коробочного решения. Для формирования и хранения УНЭП использовали банковский Удостоверяющий центр, а для подписания документов —ДБО банка.

MVP было разработано за 1,5 мес. В июле 2022 г. был запущен пилот для удаленных сотрудников, в декабре началось тиражирование на весь банк. Сегодня на КЭДО перешли 60% сотрудников.

Алла Клименко, начальник управления сопровождения персонала и охраны труда Росбанка, рассказала, что собой представляет мобильное приложение сотрудника и как реализован процесс подписания документов. «Мы продолжаем не только решать HR-задачи, но и популяризируем услуги мобильного банкинга, консультируем другие команды банка в части автоматизации процесса подписания документов и участвуем в рабочих группах по созданию новых и развитию существующих цифровых продуктов», — говорит она.

ИТ-департамент IEK Group дал возможность HR самостоятельно создавать дашборды. Данные для них содержались в хранилище данных и в Excel. Михаил Якушков, HR-архитектор департамента управления персоналом IEK Group, привел несколько примеров создания таких дашбордов: данные по охране труда, подбору персонала, статистика по увольнениям и вовлеченности персонала, индекс лояльности и показатели ежегодной комплексной оценки персонала.

С начала 2022 г. для занесения данных используются формы VBA. Реализована интеграция данных из ИТ-систем и сервисов. Стало возможным внедрение дашбордов с ролевой моделью доступа. Интеграция с ИТ-системами позволила формировать кадровую статистику, проводить ежегодную оценку персонала, в стадии реализации процесс адаптации персонала. Формы VBA используются для формирования метрик С&B, обучения и подбора персонала.

Найти сотрудников становится все сложнее. На этом фоне стоимость найма экспертов выросла на 189%, а массового персонала — на 168%, поделился данными Борис Гончаров, руководитель портфеля продуктов Центра по привлечению и подбору персонала МТС. В компании задумались о повышении эффективности рекрутмента, в частности, массового подбора. МТС нанимает массовый персонал в восьми регионах, и там уже ощущается острая нехватка кандидатов. Было принято решение повысить скорость и удобство оформления кандидатом путем внедрения системы дистанционного найма.

О решении МТС Hello рассказала Дарья Хазиахметова, ведущий менеджер стрима «Среда ЭДО» МТС. В нем прописан путь кандидата. Он может приехать для подписания документов в офис или сделать это удаленно. УНЭП для сотрудников выпускает сам МТС. Пилотирование решения началось в сентябре 2023 г. По его результатам было принято решение о его тиражировании на все регионы и увеличении доли кандидатов, выбравших электронное трудоустройство, до 80%.