HR было и остается одним из направлений с наиболее развитой цифровой зрелостью, что упрощает внедрение как отдельных продуктов, так и масштабных проектов, ведущих к цифровой трансформации. В современных условиях важность HR очевидна: у любой компании основными создателями ценностей являются сотрудники, а дефицит кадров обостряется. На CNews Forum Кейсы 2024 была отдельная сессия «Цифровизация HR», что свидетельствует о важности этой темы.
Все начинается с найма
Наиболее интересны и показательны кейсы цифровизации крупных компаний, обладающих федеральным охватом и сложной структурой. На сессии «Цифровизация HR», модератором которой был Константин Щеглов, директор по информационным технологиям портала SuperJob, были рассмотрены решения, созданные крупнейшими российскими структурами с разных вертикальных рынков, где трудятся десятки тысяч сотрудников, а подразделения зачастую распределены от Калининграда до Владивостока.
Многие решения для HR создают именно для задач рекрутинга, особенно сложных в условиях дефицита кадров. «Дефицит кадров особенно остро ощущается в масс-найме», – отмечает Анастасия Голубева, руководитель направления по привлечению персонала в «М.Видео-Эльдорадо».
Наибольший эффект дает сочетание изменений, реализованных как в управленческих, так и в цифровых решениях. Это хорошо видно, например, в кейсе «М.Видео-Эльдорадо», где были разделены функции рекрутеров и ресечеров. Это позволило оптимизировать ИТ-инструменты для ускорения процессов в обоих группах задач и привело к выразительным результатам. Например, количество звонков, выполняемое ресечером, увеличилось втрое, как отметила Анастасия Голубева. Это очень важно, так как для найма в месяц 1 тыс. новых сотрудников, работникам HR-департамента «М.Видео-Эльдорадо» приходится контактировать с 25 тыс. претендентов.
Константин Щеглов, директор по информационным технологиям портала SuperJob: Рад видеть высокий интерес собравшихся к задачам цифровизации HR
Анастасия Голубева, руководитель направления по привлечению персонала «М.Видео-Эльдорадо»: Дефицит кадров особенно остро ощущается в масс-найме
Юлия Гультяева, владелец продукта «Цифровой опыт сотрудника» «М.Видео-Эльдорадо»: Бизнес и ИТ должны взаимодействовать не в формате заказчик/исполнитель, а действовать как партнеры
Анна Каменская, исполнительный директор управления развития бренда работодателя (HR) Газпромбанка: До внедрения бота сотрудник HR примерно половину своего рабочего времени тратил, отвечая на типовые вопросы работников банка, сейчас около 10%
Игорь Куйкин, управляющий директор центра сервисной организации Газпромбанка: Наш HR-бот научился даже шутить
Мария Зыкова, руководитель направления развития и управления HR-сервисами и корпоративной информационной средой DNS: Мы создали портал, единый для всех сотрудников компании, без разделения на должности и территории
В данном случае внедрение решения приходилось реализовывать в сжатые сроки, отметила Юлия Гультяева, владелец продукта «Цифровой опыт сотрудника» в «М.Видео-Эльдорадо». Это стало возможным благодаря активному и тесному сотрудничеству с поставщиком платформы (им была компания Mango Office) и особенностям корпоративной культуры самого ритейлера, в которой, как отметила Анастасия Голубева, бизнес и ИТ строят взаимодействие не по формату заказчик/исполнитель, а являются равноправными партнёрами.
HR продолжает работу с сотрудниками
Для решения задач сотрудников тоже нужна автоматизация. Например, в Газпромбанке, отделения которого расположены по всей стране, трудятся 29 тыс. человек, которым приходится решать вопросы с кадровой службой. Для упрощения взаимодействия был создан HR-бот, который в процессе развития быстро «дорос» до многопрофильного помощника сотрудника HR-отдела, отметила Анна Каменская, исполнительный директор Управления развития бренда работодателя (HR) Газпромбанка.
Внедрение этого решения показало, насколько важна роботизация: если раньше сотрудник HR-отдела тратил половину своего рабочего времени, отвечая на типовые вопросы, то сейчас этот формат нагрузки сократился до 10%, а большинство задач такого типа бот взял на себя. Соответственно, у сотрудника высвободилось рабочее время на решение более сложных и более важных задач. Сокращений сотрудников не произошло, более того, расширение HR-отдела было продолжено банком, только вместо планируемых 7 сотрудников наняли 4.
Эффект от внедрения чат-бота
Бот развивается и, как отметил Игорь Куйкин, управляющий директор Центра сервисной организации Газпромбанка, научился даже шутить. На очереди – подключение решения к базам данных корпоративного портала, что позволит боту отвечать на более широкий спектр вопросов: по ипотеке, рискам и т.д.
Внутренние порталы для HR и сотрудников
Повседневная работа сотрудника HR-департамента требует выполнения большого количества разноплановых операций, которые в компании должны быть прозрачными. Прозрачность позволит оптимизировать, унифицировать и автоматизировать значительную часть задач. В качестве примеров таких задач Нина Московкина, начальник управления по корпоративным проектам в компании FESCO, перечислила выдачу наград сотрудникам, оформление подарков детям, организацию корпоративных праздников и т.д.
Создание цифрового хаба в компании FESCO начали с наиболее распространенных и трудоемких задач – автоматизации оформления нового сотрудника. Раньше, когда автоматизация HR была нулевая, новый сотрудник не мог приступить к работе зачастую в течение 74 рабочих часов, что приносило компании очевидные убытки, рассказывает Нина Московкина. После решения поставленных задач – как управленческих, так и «айтишных» – была решена задача «прием за два часа». Однако, как подчеркнула Нина Московкина, важно процессы сначала описать /понять /организовать, и лишь потом создавать ИТ-решения для их реализации.
Выполнять комплекс мер, принуждающих сотрудников пользоваться новыми инструментами, по понятной причине нерентабельно, более того, вряд ли возможно. Корпоративный портал, идея которого была окончательно сформирована в DNS пять лет назад, бы запущен в 2020 году (практически в разгар пандемии). Основной акцент – на уникальный контент, который должен быть полезным для сотрудников, без разделения на должности, и доступным во всех регионах присутствия, отметила Мария Зыкова, руководитель направления развития и управления HR-сервисами и корпоративной информационной средой в компании DNS.
Сервисы в корпоративном портале
Сейчас решение, построенное на платформе Bitrix, интересно своей многофункциональностью, отметила Линура Валитова, руководитель по коммуникациям «Улей». В портале реализован HelpDesk, интерактивные подсказки, а интеграция с корпоративным университетом DNS позволила организовать «маркетплейс курсов», доступных для дистанционного образования. Регулярное обновление контента, выполняемое исходя из целей компании и новостной повестки, а также наличие контента, создаваемого пользователями (UGC), обеспечило стопроцентный охват сотрудников ритейлера. Ядро аудитории портала насчитывает 10 тыс. человек, а общее количество работников составляет 26 тыс. Такой результат позволяет рассматривать реализацию портала как выразительную историю успеха.
Аналогичное решение было внедрено в ритейлере «Лента», который создал для каждого сотрудника компании личный кабинет в корпоративном портале, доступный из корпоративного приложения. Каждый сотрудник видит свой график работы, может откликнуться на нужные подработки и т.д. Кроме рабочих вопросов через приложение, как отметила Алена Сухорукова, руководитель цифровой HR-платформы «Лента», доступен ServiceDesk, проводимые работодателем опросы и лотереи, сервис подачи идей, данные о командировках и другие элементы кадрового электронного документооборота (КЭДО).
КЭДО и ЭЦП
Развитие технологий и совершенствование нормативной базы позволяют существенно расширить возможности кадрового электронного документооборота за счет использования электронных подписей. Как перестать бояться и полюбить КЭДО, рассказал Кирилл Скоромыкин, руководитель направления Project&Product в «Авито».
В компании стали использовать два вида электронных подписей: простую (для локальных нормативных актов) и квалифицированную (для прочих). Документов в практике «Авито» множество, говорит Кирилл Скоромыкин, визировать приходится в общей сложности до 50 тыс. документов в месяц, на которых ставят до 200 тыс. подписей. Очевидно, что перевод кадрового документооборота в электронную форму КЭДО позволил экономить бумагу, снизить расходы на печать, а также сэкономить значительное количество рабочего времени сотрудников. «Мы инвестируем время в более полезное, чем путешествия между этажами для подписания бумаг», – заметил Кирилл Скоромыкин.
Линура Валитова, руководитель по коммуникациям «Улей»: Интеграция портала с корпоративным университетом DNS позволила организовать «маркетплейс курсов», доступных сотрудникам для дистанционного обучения
Алена Сухорукова, руководитель цифровой HR-платформы «Лента»: В продвижении мобильного приложения оказалась важной не столько поддержка руководства, сколько наличие «амбассадоров» на местах
Кирилл Скоромыкин, руководитель направления Project&Product «Авито»: Мы инвестируем время в более полезное, чем путешествия между этажами для подписания бумаг
Яна Вдович, руководитель по работе с персоналом «Юнилевер Русь»: У нас нет бумаги в документообороте, кроме тех случаев, когда этого требует регулятор
Денис Бушнев, заместитель директора юридического департамента Schneider Group: Ищите юристов, которые будут вашими бизнес-партнерами
Анастасия Кустова, владелец продукта HR А101: Чтобы компания сохраняла привлекательность для сотрудников, HR должен много работать
Переходу на ЭДО была посвящена значительная часть доклада Яны Вдович, руководителя по работе с персоналом «Юнилевер Русь». Цель была достигнута: «У нас нет бумаги в документообороте, кроме тех случаев, когда этого требует регулятор», – говорит Яна Вдович, отмечая, что переход на КЭДО ускорил процессы взаимодействия. В частности, время ответа на вопрос сотрудника сокращено втрое: с трех дней до одного.
Однако, для эффективного использования КЭДО нужны управленческие практики. Они несколько шире, чем необходимость победить внутренние фобии и предубеждения сотрудников. Следует помнить, что цифровизация процессов в корпоративном HR должна проходить в полном соответствии с требованиями законодательства РФ, регулирующего трудовые отношения, напомнил Денис Бушнев, заместитель директора юридического департамента в Schneider Group.
Каждый сотрудник должен ознакомиться со своими служебными обязанностями, пройти нужное обучения, инструктаж по технике безопасности и т.д. (в том числе, и дать согласие на использование КЭДО), причем все эти процессы должны оставлять цифровые следы в соответствии с законодательством. Они должны быть отлажены, приведены в соответствие с действующими законами и неукоснительно соблюдены. Это очень помогает при возникновении спорных вопросов между сотрудником и работодателем.
Клиентоцентричный HR
HR должен быть клиентоцентричным, подвела итоги Анастасия Кустова, владелец продукта HR в ГК «А101». Чтобы оставаться привлекательным для работников, а это сегодня очень важно, потому что борьбы за них становится все острее, приходится много работать. Результатом становится оптимизация EJM (Employee Journey Мap, карта путешествия сотрудника), содержащей данные о точках соприкосновения сотрудника и работодателя на всех участках: от момента первого знакомства с брендом компании до размещения человеком отзывов после увольнения.
Этапы пути сотрудника
Работы много, но соответствующие данные для анализа позволят оптимизировать HR на всех этапах и снизить затраты компании. Например, как отметила Анастасия Кустова, увольнение человека на испытательном сроке приводит к росту затрат на закрытие вакансий (и сроков их закрытия), а также к дополнительным затратам на переработки сотрудников, выполняющих обязанности ушедшего коллеги. Как видно, автоматизация/цифровизация HR отражается не только на эффективности соответствующего отдела, а на показателях всей компании, от финансовых до имиджевых.
