Виртуальный Open Space

Одним из главных плюсов офисной работы считается возможность личного общения с коллегами. Однако опыт мирового карантина показал, что для этого совершенно не обязательно выходить из дома. «В повседневной жизни сотрудники приходят на работу и занимают свои места. Однако можно прямо из дома подключиться к системе телеприсутствия и работать, находясь в виртуальной комнате. Таким образом, создается полная иллюзия реального нахождения в офисе», — рассказал Владислав Гришин, руководитель отдела пресейл Mind. При этом люди пользуются всеми привычными средствами коммуникации: мессенджерами, телефоном, электронной почтой и т.д.

Такой виртуальный Open Space совершенно безопасен благодаря тому, что на протяжении всего рабочего дня ведется запись, которая хранится 24 часа, а значит, выявить инсайдера не составит труда. Кроме того, в ходе онлайн-доступа можно запретить обмен определенными документами и их публичную демонстрацию, обсуждение конфиденциальных вопросов и отправку служебных документов в чат. Для решения важных вопросов можно переместиться в отдельную виртуальную переговорную.

Виртуальный офис за работой

Источник: Mind, 2020

По словам Владислава Гришина, платформа Mind не создает дополнительной нагрузки на каналы связи: вне зависимости от числа сотрудников в онлайне она не превысит 250 кбит/сек. Также платформа не требует специального управления и специального ПО — доступ к ней осуществляется через браузер. Единственное, что понадобится пользователю, — компьютер, наушники и микрофон.

Привычное новое

Алексей Печенин, директор по работе с клиентами «Mail.ru для бизнеса», предложил использовать для организации удаленной работы платформу Mail.ru, в состав которой входит корпоративная почта, мессенджер и хранилище документов. Она доступна по модели SaaS, но может быть инсталлирована и на оборудовании заказчика.

Он поделился результатами проведенного компанией исследования. В нем приняли участие около 5000 респондентов. 84% из них используют в работе мессенджеры, самые популярные из них WhatsApp, Viber и Skype. Около 78% респондентов пользуются видеосвязью, при этом 42% предпочитают совершать видеозвонки через мессенджер. Платить за ВКС готовы 38% опрошенных.

Mail.ru предлагает им использовать MyTeam, который поддерживает видеоконференции с 30 участниками. Мессенджер также может стать интерфейсом к корпоративным системам ERP, HR и т.д. Корпоративная почта Mail.ru обладает всеми необходимыми атрибутами почтового сервиса, а ее интерфейс хорошо знаком большинству пользователей. Хранилище документов также хорошо известно каждому.

Об удаленной работе говорят уже давно, однако массовый переход на нее начался благодаря COVID-19, отметил Виталий Савченко, руководитель группы системных инженеров Veeam по России, СНГ, Грузии, Украине и Монголии компании Veeam Software. Компания Veeam была готова к этой ситуации — в ней уже давно работает много удаленных специалистов. Однако особенность массового перехода на удаленку заключается в том, что многие сотрудники подключаются к корпоративным ресурсам с личных устройств. А значит, что в случае их поломки пользователи могут потерять данные.

Чтобы этого не произошло, надо организовать резервное копирование данных и дать возможность их восстановить на рабочих станциях, корпоративных серверах, в облаке и т.д. Veeam работает со всеми типами данных — данными пользователей и данными компании. Это платформа, позволяющая защищать, перемещать, управлять данными вне зависимости от того, где они находятся. Она не привязана к какому-либо конкретному железу или облаку и может использоваться везде и всеми.

Евгений Пухов, технический консультант Commvault, обратил внимание на то, что карантин привлек внимание к проблемам с инфраструктурой, на которые компании часто не обращали внимания. Он подробно остановился на решениях по защите компьютеров конечных пользователей. На компьютер пользователя устанавливается специальный агент, который шифрует данные и удаляет их в случае, например, утери компьютера.

Решения Commvault позволяют не только делать резервные копии данных, но и анализировать их на предмет соответствия корпоративным нормам. Также приложение может анализировать документы на ПК, определять наличие в них определенных сведений, например, персональных данных, и устанавливать особые правила работы с такими документами. Например, запрещать их пересылку и т.д. Важно, что все данные анализируются прямо на конечном устройстве, а не в корпоративном хранилище. Также есть возможность использовать геолокацию, чтобы определить, где находится пользователь и какие операции он производит в это время.

Евгений Пухов особо отметил, что решения Commvault — это не сервис, а программное обеспечение, которое находится на сервере заказчика. А значит, он может быть абсолютно уверен в том, что полностью контролирует данные на устройствах своих сотрудников.

Практический опыт

Михаил Платонов, старший ИТ-директор PepsiCo, рассказал об опыте перевода сотрудников на удаленную работу. Многие из них уже имели возможность работать из дома, однако «удаленка» не была массовым явлением. В качестве инструментов удаленной работы в PepsiCo используются Zoom, Office 365, VPN и пр.

При массовом переводе компания предоставила сотрудникам около 700 лаптопов, сервис-деск обработал около 4500 дополнительных тикетов и 6000 входящих звонков. Как выяснилось, не все сотрудники умеют пользоваться VPN, потому что раньше, работая из дома, они в случае необходимости приезжали в офис. ИТ-службе пришлось организовать массовое обучение. Также руководство компании регулярно проводило онлайн-встречи, в ходе которых гендиректор озвучивал план действий и отвечал на вопросы сотрудников. На таких митингах присутствовало до 4500 человек. «Карантин заставил пользователей изучить множество инструментов удаленной работы, и это его положительный результат», — говорит Михаил Платонов.

По его мнению, пережитый компанией стресс-тест показал, что ИТ-процессы и архитектура компании должны быть универсальными и изначально обеспечивать как офисную, так и удаленную работу. Работа ИТ-службы и офисных сотрудников также может быть полностью переведена на удаленное взаимодействие. А значит, трендом ближайшего времени станет полный переход на электронный документооборот, мобилизация и организация взаимодействия с покупателями в электронном виде.

Михаил Рыстенко, директор по информационным технологиям «Траско», также подчеркнул, что основной проблемой перевода на удаленную работу стало то, что сделать это надо было массово и очень быстро. Положительным моментом для его компании было то, что она работает по всему миру, а значит ее ИТ-инфраструктура создавалась в соответствии со всеми требованиями к отказоустойчивости и обеспечению возможности удаленной работы, а ИТ-поддержка была выстроена так, чтобы исключить личное общение с пользователем.

Стратегия перевода на удаленную работу и подготовка инфраструктуры были завершены примерно за месяц до выхода официального распоряжения правительства. К этому моменту на удаленку перешли около 5% персонала. Затем в течение двух недель домашние устройства всех сотрудников через VPN были подключены к своим рабочим местам. Это стало возможным во многом потому, что в компании хорошо развит безбумажный документооборот, повсеместно используются видеоконференцсвязь и порталы. Таким образом, сложности были в основном связаны с отсутствием у сотрудников нормальных каналов связи. Однако их удалось достаточно быстро перевести на корпоративную связь с необходимой скоростью.